Vnútorná AML kontrola: rozsah, zodpovednosť a záznamy

Čo musí vnútorná kontrola preverovať

§ 20 ods. 2 písm. k) zákona č. 297/2008 Z. z. vyžaduje, aby program upravoval kontrolu dodržiavania programu i zákonných povinností a preverovanie účinnosti stratégií a postupov. § 20a ods. 2 zároveň prepája vnútornú kontrolu s hodnotením rizík.

Prvá otázka znie, či pracovníci robia to, čo majú uložené. Druhá, či zvolené pravidlá dokážu zachytiť a zmierniť skutočné riziká. Ak sa napríklad preverovanie vlastníkov vykonáva dôsledne, ale používaný formulár vôbec nerieši nepriamu kontrolu, problém môže byť v samotnom nastavení.

Ide o vlastný mechanizmus firmy. Nemožno ho zamieňať s kontrolou, ktorú vykonáva FSJ alebo príslušný orgán dohľadu.

Kto kontrolu vykonáva a kedy treba nezávislý útvar

Program má určiť kontrolné zodpovednosti a spôsob oznámenia výsledkov vedeniu. Určená osoba zabezpečujúca AML úlohy podľa § 20 ods. 2 písm. h) a kontrolór predstavujú rozdielne funkcie, aj keď ich organizačné zabezpečenie závisí od veľkosti firmy. Pri preverovaní vlastných rozhodnutí treba riešiť konflikt záujmov a spoľahlivosť výsledku.

Ak je to opodstatnené veľkosťou a povahou povinnej osoby, § 20 ods. 2 písm. k) vyžaduje nezávislý útvar vnútorného auditu alebo vnútornej kontroly priamo podriadený štatutárnemu orgánu. Zákon tým neukladá každej jednoosobovej kancelárii rovnakú organizačnú štruktúru ako banke. Ani malá firma však nemôže primeranú kontrolu vynechať.

Prakticky zdokumentujte, prečo je zvolený model primeraný, kto má prístup k spisom a ako sa rieši zistenie týkajúce sa samotného kontrolóra. Externé odborné preverenie môže podľa okolností pomôcť; jeho využitie samo osebe neruší prípadnú zákonnú požiadavku na nezávislý útvar.

Ako určiť plán a frekvenciu

Z uvedeného všeobecného ustanovenia nevyplýva jednotná lehota, že každá povinná osoba musí absolvovať externý audit raz ročne. Periodicitu a rozsah vlastnej kontroly treba nastaviť podľa rizík, služieb, veľkosti a zistených nedostatkov. Osobitné predpisy či pravidlá dohľadu môžu pre konkrétny sektor požadovať viac.

Plán môže kombinovať priebežné kontroly pri prijímaní klientov s pravidelným preverovaním vzorky spisov. Samostatnú kontrolu odôvodní napríklad nový spôsob vzdialeného overovania, zlyhanie monitorovania alebo opakovaný nedostatok. Určte aj termín oznámenia výsledku a preverenia nápravy.

Ročné minimum podľa § 20 ods. 3 sa týka odbornej prípravy zamestnancov. Tá sa uskutočňuje najmenej raz za kalendárny rok a pred zaradením na AML prácu. Toto pravidlo nemožno bez ďalšieho vydávať za zákonnú frekvenciu auditu.

Čo zaradiť do kontrolnej vzorky

Výber iba najjednoduchších spisov neposkytne spoľahlivý obraz. Zahrňte rizikové kategórie aj rôzne fázy spolupráce: nových, dlhodobých, ukončených a odmietnutých klientov. Rozsah a výber vzorky odôvodnite. Osobitnú pozornosť venujte prípadom vyžadujúcim zvýšenú starostlivosť a podnetom na neobvyklé operácie.

Pri preverovaní sledujte najmä:

• úplnosť a včasnosť identifikácie a skutočné overenie totožnosti;
• zistenie konečného užívateľa výhod a riešenie rozporov v podkladoch;
• odôvodnenie rizika, PEP a sankčné preverovanie aj potrebné súhlasy;
• priebežné sledovanie a reakciu na zmeny klienta;
• posúdenie neobvyklých obchodov, včasnosť ohlásenia a prípadné zdržanie;
• uchovávanie, čitateľnosť a prístup k záznamom;
• prípravu pracovníkov, aktuálnosť programu a funkčné organizačné postupy.

Počet podaných hlásení sám osebe nepotvrdzuje účinnosť. Nulový počet môže zodpovedať okolnostiam alebo signalizovať, že pracovníci nevedia rozpoznať podozrivé situácie. Rozhodujú podklady a spôsob posudzovania.

Ako zapísať zistenie a uzavrieť nápravu

Kontrolný záznam má umožniť spätne pochopiť, čo bolo preverované a z čoho vychádza záver. Ako pracovný štandard odporúčame dátum, kontrolóra, rozsah a vzorku, zistené dôkazy, porušené pravidlo, závažnosť a konkrétne odporúčanie. Citlivé údaje sprístupňujte iba oprávneným osobám.

Ku každému nedostatku priraďte zodpovednú osobu, termín a spôsob overenia nápravy. Ak bol prehliadnutý dôvod na zákonný úkon, riešte ho bezodkladne; nečakajte na schválenie záverečnej správy. Neskoršie doplnenie spisu označte skutočným dátumom. Neprepisujte históriu tak, aby vytvárala dojem včasného splnenia.

§ 30 ods. 3 umožňuje pri kontrole žiadať informácie a písomné doklady o plnení za predchádzajúcich päť rokov. Preto nestačí ústne uistenie, že firma svoje postupy pravidelne kontrolovala. Uchovávajte aj výsledok opätovného preverenia a zdokumentované uzavretie nápravy.

Ako výsledok premietnuť do každodennej práce

Opakovaná chyba býva dôvodom upraviť formulár, školenie, právomoci alebo samotný program. Ak nový postup vyžaduje informácie, ku ktorým pracovník nemá prístup, samotné pripomenutie povinnosti problém nevyrieši. Zmenu preto otestujte na reálnom pracovnom postupe.

Vzdelávanie v AML, aktualizovaný program a vnútorná kontrola sa navzájom dopĺňajú. Výsledkom má byť doložiteľné zlepšenie rozhodovania pri klientoch, nie iba podpísaná správa bez následných opatrení.