Program vlastnej činnosti: kto ho potrebuje a ako ho zaviesť

Čo je program vlastnej činnosti

Program vlastnej činnosti je písomný vnútorný predpis povinnej osoby na ochranu pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovaním terorizmu. Základ upravuje § 20 zákona č. 297/2008 Z. z.. Dokument sa vypracúva v štátnom jazyku a prispôsobuje organizačnej štruktúre, veľkosti a skutočnej činnosti firmy.

V praxi prepája preverenie klienta, hodnotenie rizík, rozpoznávanie a ohlasovanie neobvyklých obchodných operácií, uchovávanie údajov aj zodpovednosť pracovníkov. Môže pozostávať z hlavného dokumentu a riadne označených príloh. Dôležité je, aby odkazy, formuláre a kontakty tvorili použiteľný celok.

Kto musí program vypracovať

Povinnosť sa viaže na postavenie povinnej osoby podľa § 5 AML zákona. Patria sem napríklad banky a finančné inštitúcie, audítori, podnikatelia poskytujúci účtovné služby, daňoví poradcovia, realitní sprostredkovatelia, vybraní poskytovatelia služieb pre spoločnosti a ďalšie zákonom vymedzené osoby. Pri niektorých profesiách alebo obchodoch rozhoduje aj druh služby či zákonný hodnotový limit.

Samotná skutočnosť, že niekto podniká alebo prijíma platby, ešte neznamená, že potrebuje vlastný AML program. Naopak, malá účtovnícka kancelária sa povinnosti nezbaví iba tým, že má málo klientov. Zamestnanec vedúci interné účtovníctvo svojho zamestnávateľa sa z tohto dôvodu automaticky nestáva samostatnou povinnou osobou; rozhodujúce je právne postavenie a vykonávaná činnosť.

Kedy sa možno riadiť programom inej povinnej osoby

§ 20 ods. 4 pozná úzku výnimku pre povinné osoby uvedené v § 5 ods. 1 písm. e) a h) až k). Ak zmluvne vykonávajú činnosť podľa AML zákona len pre inú povinnú osobu a riadia sa jej programom, vlastný program vypracovať nemusia.

Nestačí teda, že najväčší klient má vlastnú smernicu. Treba posúdiť zákonnú kategóriu, výlučnosť zmluvného výkonu aj reálne používanie príslušného programu. Odporúčame uchovať zmluvu, aktuálnu prevzatú verziu, doklad o prístupe a vysvetlenie, ako sa podľa nej plnia konkrétne úlohy. Výnimka sa týka vlastného programu, nie plošného oslobodenia od ostatných AML povinností.

Ako program pripraviť a schváliť

Začnite opisom služieb, klientely, krajín, spôsobu kontaktu a ľudí, ktorí sa na práci podieľajú. Z týchto údajov vychádza hodnotenie rizík podľa § 20a. Rovnaká všeobecná veta nebude postačovať pre osobné prijímanie miestnych klientov aj pre vzdialené zakladanie spoločností so zahraničnými vlastníkmi.

Pri každom postupe určte, kto ho vykoná, kedy, z akých podkladov a kam uloží výsledok. Pri určenej osobe treba uviesť meno, priezvisko, pracovné zaradenie a zabezpečiť zákonom požadované právomoci a prístupy. Program schvaľuje štatutárny orgán. Spracovanie advokátom alebo iným odborníkom tento schvaľovací krok nenahrádza.

Zaznamenajte označenie verzie, dátum schválenia a účinnosť. Staršie verzie odložte tak, aby bolo možné zistiť, podľa akých pravidiel firma postupovala v konkrétnom období.

Čo treba urobiť po schválení

Zamestnanci plniaci AML úlohy musia mať k programu nepretržitý prístup. Odbornú prípravu zameranú na oboznámenie s ním zabezpečuje povinná osoba najmenej raz za kalendárny rok a vždy pred zaradením zamestnanca na príslušnú prácu (§ 20 ods. 3). Nový kolega preto nemá začať preverovať klientov s prísľubom, že školenie dostane neskôr.

Spoločný výklad môže prebehnúť aj formou online AML školenia. Firma musí doplniť svoje konkrétne postupy, kontakty a formuláre. K praktickému zavedeniu patrí aj funkčný prístup k ohlasovaniu, primeraná vnútorná kontrola a evidencia skutočne vykonaných úkonov. Samotná kúpa dokumentu tieto činnosti nevykoná.

Kedy program aktualizovať

§ 20 ods. 1 vyžaduje aktualizácie najmä pri relevantnej zmene predmetu činnosti, pred novými produktmi s možným zvýšením rizika a pri zmene právnej úpravy AML. Praktickým podnetom býva aj zmena klientely, systému overovania alebo nedostatok odhalený kontrolou. Nejde iba o prepis dátumu na titulnej strane.

Pred zmenou vyhodnoťte riziká, upravte dotknuté postupy a zabezpečte schválenie a oboznámenie pracovníkov. Nariadenie (EÚ) 2024/1624 sa vo svojom hlavnom režime začne uplatňovať 10. júla 2027. K 24. októbru 2026 preto jeho budúce všeobecné povinnosti nemožno zamieňať s dnešným slovenským režimom; príprava na zmenu však patrí do plánovania revízií programu.